Proceso de Vigilancia e Inteligencia Empresarial
El Proceso de VeIE contempla 5 etapas fundamentales:
Durante esta etapa se realiza la identificación de necesidades de información puede realizarse partiendo de uno o varios factores y debe estar documentado por la empresa.
Tienen en cuenta dos enfoques de trabajo posibles y complementarios en muchas ocasiones:
- la búsqueda e investigación de nuevas áreas desconocidas;
el seguimiento sistemático de novedades en áreas que ya están previamente identificadas.
Además se identifican las Áreas claves y los ejes temáticos que requieren vigilancia e inteligencia.
Encuesta para determinar las potencialidades de las entidades para implantar un sistema de VeI.
Aquí se identifican las fuentes de información externas debe estar basada en criterios de calidad, pertinencia, objetividad y fiabilidad de las mismas.
La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos.
Se emplean un conjunto de herramientas y recursos para la búsqueda, compilación, procesamiento y análisis de información.
La búsqueda y selección de información se debe realizar estableciendo una estrategia y acciones de búsqueda en las fuentes seleccionadas.
Las estrategias de búsqueda utilizadas podrán ser muy útiles en las fases posteriores de tratamiento y puesta en valor. Por ello, puede ser conveniente incluir, especialmente en aquellos casos en los queintervengan expertos externos, la estrategia seguida en la búsqueda, como por ejemplo los descriptores, terminología, palabras clave, operadores utilizados, la segmentación geográfica o temporal utilizada, etc.
Este proceso de búsqueda de información es intencional partiendo del interés de la empresa y atendiendo al Área Clave y los ejes temáticos que requieren vigilancia e Inteligencia.
La vigilancia e inteligencia engloba a los distintos tipos de vigilancia que necesita realizar la empresa, dependiendo de la fuente de información que la genera, estos son:
La vigilancia competitiva: implica un análisis y seguimiento de los competidores actuales, potenciales, sus movimientos en los mercados (visibles y no visibles) y de aquellos con producto sustitutivo.
La vigilancia comercial: estudia los datos referentes a clientes y proveedores. Los aspectos comerciales a vigilar son los siguientes:
Los mercados.
Los clientes, la evolución de sus necesidades, su solvencia.
Los proveedores, su estrategia de lanzamiento de nuevos productos, sus proveedores.
La mano de obra en el sector.
La vigilancia del entorno: detecta las señales exteriores que pueden condicionar el futuro como el conjunto de aspectos sociales, legales, medioambientales, culturales, que configuran el marco de la competencia.
La vigilancia tecnológica: es centrada en el seguimiento de los avances del estado de la técnica y en particular de las tecnologías disponibles, las introducidas recientemente en el mercado y de las oportunidades / amenazas que generan; es decir, sus posibilidades de utilización en distintos productos. La vigilancia tecnológica en su sentido más amplio es la forma organizada, selectiva y permanente, de captar información del exterior, analizarla y convertirla en conocimiento para tomar decisiones con menor riesgo y poder anticiparse a los cambios.
La vigilancia estratégica: incluiría entre otros aspectos:
Análisis de las capacidades tecnológicas de la competencia y esfuerzo inversor en las mismas.
Seguimiento de la trayectoria de trabajo y colaboraciones de los científicos de la competencia.
Relaciones económico-financieras y de trabajo entre empresas de un sector.
La vigilancia científica: a partir de un seguimiento de patentes y publicaciones escritas; puede comprender, entre otros aspectos,
Análisis de patentes (tratamiento estadístico)
Seguimiento de publicaciones científicas y técnicas.
Ingeniería inversa de productos de la competencia.
Tras la recopilación de datos, se debe discriminar y validar cuáles de ellos contribuyen a satisfacer los requisitos de información formulados, en términos de fiabilidad de las fuentes, validez,oportunidad, pertinencia, relevancia y utilidad.
El tratamiento de la información, a partir de la utilización de Herramientas de análisis de datos, varía sustancialmente en función de la calidad de las fuentes de información.
La información en esta etapa puede ser directamente suficiente para la toma de algunos tipos de decisiones.
Fuentes de información para vigilancia e inteligencia:
A partir del universo de bases de datos públicos, comerciales o privadas disponibles en la web, se debe proceder a buscar, analizar, elegir y definir la mejor o más adecuada(s) fuente(s) de información para la explotación del conocimiento acorde a los recursos disponibles. No es excluyente expresar el criterio de selección, no obstante es recomendable en el caso de precisar del desarrollo de un formato específico que exprese un contenido más especializado para la programación de actividades.
Tratamiento de la información para vigilancia e inteligencia:
- Normalmente requiere una primera preparación de los datos, consistente en una limpieza y normalización de los mismos.
- Si se trata con un volumen reducido de datos o la información manejada es simple, el tratamiento puede ser manual. El resultado de este análisis manual puede plasmarse directamente en productos de la vigilancia e inteligencia de nivel de análisis bajo.
- Si el volumen es más elevado o la información más compleja, será necesario un tratamiento más avanzado. Este se pueden utilizar varias técnicas:
- Técnicas para el tratamiento inicial de la información (análisis exploratorio) estructurada (series de datos)
- Técnicas para el tratamiento inicial de la información (análisis exploratorio) no estructurada (textos, imágenes, gráficos, etc.).
Posteriormente, con los resultados de estos análisis iniciales, se puede pasar a una fase de análisis matemático o estadístico, en el que la técnica a utilizar depende en gran medida del tipo de problema a resolver.
Es dar valor agregado a la información de cara a la toma de decisiones.
La puesta en valor es normalmente tarea de analistas expertos en política, economía, tecnología, etc., que posean tanto conocimientos técnicos como suficiente capacidad de análisis, imaginación y creatividad para relacionar la informació.
La puesta en valor puede incluir aspectos como:
- Integración de datos de diversas procedencias.
- Interpretación de la información.
- Representaciones gráficas, infografías, etc. que faciliten una comprensión rápida y sencilla.
- Obtención del significado de los hechos analizados y de sus probables implicaciones y consecuencias para la organización.
- Recomendaciones de actuación.
Productos de vigilancia e inteligencia
Este análisis profundo generará productos de vigilancia e inteligencia de nivel de análisis medio o alto. Estos pueden ser:
- Productos que incluyen un nivel bajo de análisis: por ejemplo, listados de noticias validadas, etiquetadas, clasificadas o comentadas. Normalmente se difunden en formato RSS o mediante alertas personalizadas, boletines temáticos o sectoriales, etc., ya sean puntuales o periódicos.
- Productos que incluyen un nivel medio de análisis: por ejemplo informes, estados del arte o de la técnica, estudios bibliográficos, estudios de patentabilidad, etc.
- Productos que incluyen un nivel profundo de análisis: por ejemplo, estudios exhaustivos, análisis de tendencias, estudios de mercado, etc.
Los productos de la VeI se difunden según las necesidades de información de cada área dentro de la empresa. La distribución y el almacenamiento se deben apoyar en los medios de comunicación de la organización. Cada tipo de producto de VeI debe almacenarse convenientemente según se haya definido y ser recuperable y accesible para las posibles futuras actualizaciones que se requieran.
Los productos de la vigilancia e inteligencia se deben distribuir a las partes interesadas de la organización según sus necesidades.
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¿Qué comunicar? |
¿Cuándo? |
¿A quién? |
¿Cómo? (Mecanismos) |
“La información y el riesgo son inversamente proporcionales: A mayor información menor riesgo”
En esta etapa se hace énfasis en la selección de esta información, en su análisis y en su presentación de forma adecuada para que los directivos puedan tomar la decisiones.
El resultado principal de la VeI es el conocimiento adquirido por la organización, para reducir la incertidumbre en la toma de decisiones.
Las acciones derivadas de la VeI, pueden facilitar:
- La anticipación: Propuestas de acciones en función de la situación relativa detectada respecto a los cambios y expectativas de cambios del entorno analizado.
- El aprovechamiento de oportunidades: Propuestas de acciones para explotar las ventajas identificadas.
- La reducción de riesgos: Propuestas de acciones para disminuir las amenazas o superar las barreras de acceso a tecnologías y/o mercados.
- Las líneas de mejora: Propuestas de acciones necesarias para superar los desfases y minimizar las debilidades identificadas.
- La innovación: Propuestas de nuevas ideas y/o proyectos de I+D+i.
- La cooperación: Identificación de potenciales colaboradores.
- La valoración de las opciones tecnológicas y/o de mercado.
- Los impactos e interacciones entre tecnologías, productos y procesos.
- Las expectativas de evolución de las tecnologías.
- Las oportunidades de inversión y comercialización.
- Las tendencias sociales y políticas; entre otros.